Als student journalistiek heb je zeker wekelijks te maken met het halen van deadlines. Helaas is het respecteren van die deadlines niet altijd even gemakkelijk. De gevolgen van het missen van zo’n deadline kunnen variëren van een kwade lector tot het verliezen van punten. In de ergste gevallen slaag je zelfs gewoon niet voor het vak. Deadlines halen is dus van uiterst belang. De moeilijkste om te halen zijn de deadlines die heel wat weken of zelfs maanden verder gepland worden. Hoe kan je nu een grote hoop werk verdelen over zo’n grote tijdspanne en er tegelijk voor zorgen dat het project op tijd af is? De volgende 5 tips zullen je helpen om je deadlines bij te kunnen houden. Ze kunnen er misschien voor zorgen dat je voortaan de stress van de last-minute workathonskan vermijden.

 

  1. BLIJF GEORGANISEERD

Als er zeker 1 manier is om een deadline te missen, is het wel omdat je hem volledig bent vergeten.  Als je een drukke planning hebt met veel deadlines, projecten en vergaderingen, is het noodzakelijk dat je een duidelijke agenda bijhoudt. Zelfs als je het niet heel druk hebt is zo’n agenda heel handig. Maak desnoods gebruik van de digitale agenda’s op je smartphone of laptop (die een melding geven als een deadline nadert) als je het niet gewoon bent om je papieren agenda dagelijks te checken.

 

  1. PROCRASTINEER NIET

Als de deadline pas na twee weken valt, is het voor velen soms moeilijk om er in de eerste week al aan te werken. Er is nog geen druk. We vallen allemaal wel eens ten prooi aan het idee “Ik heb nog genoeg tijd om dit af te werken. Ik ga eerst nog aan iets anders werken.” Maar dan plots is de deadline al over twee dagen en ben je zelfs nog niet begonnen aan de opdracht. Of, nog erger, je bent vroeg begonnen en bent al tevreden dat je een paar ideeën hebt neergeschreven. Je denkt dat je al vooruitgang hebt geboekt maar eigenlijk wacht je alsnog te lang om te werken aan de moeilijke stukken.

Procrastinatie is vaak het moeilijkste om te vermijden. Al een geluk is de oplossing hiervoor vrij simpel. Het enige dat je moet doen is de opdracht in kleinere stukken verdelen en dan een schema creëren waarin je elk stukje op een ander moment afwerkt. Je maakt eigenlijk een opeenvolging van kleinere ‘sub-deadlines’ die je zullen helpen om je doel te bereiken. De kalender die in tip 1 wordt beschreven zou hierbij goed kunnen helpen.

 

  1. DELEGEER KLEINERE TAKEN

Je moet vaak in groep werken of je hebt vaak mensen ter beschikking die helpen om de opdracht tot een goed einde te brengen. Wat ook het geval is, maak gebruik van elk extra paar handen dat je ter beschikking hebt. Als je iemand in je groep hebt die verschrikkelijk goed is in 1 aspect van het project, wees dan niet te trots om dat deel volledig af te staan aan die persoon. De moraal van het verhaal: het is gewoon veel gemakkelijker om dingen af te krijgen als je hulp krijgt.

 

  1. MAAK GEBRUIK VAN EEN FAKE DEADLINE

Je hebt nu misschien alles gepland, in een schema gegoten en kleine taken verdeeld over de groep zodat de opdracht op tijd af zal zijn. Dat is geweldig … totdat een cruciaal lid van de groep plots een week wegvalt door appendicitis of iemands harde schijf plots crasht en alle belangrijke documenten verliest. Ongeplande gebeurtenissen kunnen zelfs het meest waterdichte plan doen ontsporen.

Natuurlijk kan je niet elke mogelijke gebeurtenis inplannen, dus de beste oplossing is een vervangende deadline. Als je te maken hebt met een deadline die over twee weken valt, plan dan in dat je de opdracht af hebt 2 dagen voor die datum. Voor een project dat over twee maanden valt kan je best 5 extra dagen inplannen. Hoe meer onzekerheden er in je project zijn, hoe meer dagen je inplant. Zo’n fake deadline inplannen, zal je de mogelijkheid geven om met deze onvoorziene gebeurtenissen om te gaan. Je hebt op deze manier misschien zelfs tijd genoeg om te overleven bij een grote catastrofe.

Beeld je maar eens in hoe je jezelf kan presenteren als je uitlegt hoe je bij grote problemen er toch in bent geslaagd om de opdracht op tijd af te krijgen. In plaats van die problemen te moeten gebruiken als een excuus voor het feit dat je de opdracht niet hebt kunnen afwerken.

 

  1. HOUD HET REALISTISCH

Over sommige deadlines kan niet gediscussieerd worden, maar vaak krijg je inspraak in het plannen van de deadline alvorens ze officieel wordt vastgelegd. Plan de deadline niet binnen 1 week als je weet dat je er zeker 2 weken voor nodig hebt. Tenzij natuurlijk je er heel zeker van bent dat je het wel zal halen. En als je agenda helemaal vol staat, aarzel niet om te onderhandelen. Veel lectoren horen liever “Er is geen enkele mogelijkheid dat we dit afkrijgen in een week. Kunnen we de deadline niet een week opschuiven?’” dan “Ik was te druk bezig om de deadline te halen die we vorige week hebben gekregen.” Zelfs als je het rap probeert af te werken zal het waarschijnlijk niet je beste resultaat zijn.

Een andere manier om om te gaan met moeilijke deadlines is om extra hulp vragen. Bijvoorbeeld: “Kunnen we deze opdracht niet per 2 doen in plaats van individueel?” Je moet je gewoon bewust zijn van je capaciteiten en mogelijkheden. Je moet altijd realistisch blijven over wat je kan bereiken.